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新馆搬迁记--淡江大学图书馆搬馆的经验


林素月

前言

淡江 大学觉生纪念图书馆总馆在借居骝先纪念科学馆近卅年后,终于有了自己的新家,散居在淡水校园文学馆六楼的文学院图书分馆、商管大楼八楼的商管学院图书分馆、惊声纪念大楼六楼的工学院图书分馆,以及台北校园五楼的城区部分馆,在现有空间已呈饱和,又缺乏扩展的馀地,且无法弹性运用的情况下,在图书馆总馆新建工程完工后将全部迁入楼高九层,面积七千馀坪,与后栋十一层的教育发展中心为邻的新馆中,堪称是淡江大学创校以来,人员、业务、设备的一次大整合。

特殊背景

新建总馆工程于八十四年二月开始动工,预订八十五年十月底完工。由于大学图书馆为支援教学与研究不可或缺的单位,因之,迁馆作业仅能利用寒、暑假期间进行,为配合完工时间,原订于八十五学年寒假迁馆。自开工以来,天公作美,加上工程进行顺利,本校决定将开馆日期调整为八十五年九月廿三日开学当天,使得迁馆作业需提前于八十五年暑假期间进行。为此本馆分「搬迁计画」、「前置作业」、「进行搬迁」、「后续作业」等四阶段实施之迁馆计画亦随之同步展开。

在迁馆计画规画过程中,忆及民国七十一年工学院图书馆成立,资料由旧工馆迁入之时,搬迁第一天,工读生兴冲冲的来打工,但隔天,受不了沈重的搬运工作,相继离去,最后在工资调高三倍后才渐渐复工。为免重蹈复辙,此次搬迁特委由搬家公司负责,虽不需担心工读生罢工的问题,但前述之记忆犹新,尤其基于下列因素,使得迁馆作业更显得错综复杂与特殊,能否顺利完成,对本馆而言是一大考验。

限期开馆:搬迁时间提前一学期,务必在暑假完成,开学开馆。
新馆的馆藏是总馆、文馆、工馆、商馆、城馆等五个图书馆的整合。
拟搬迁的五个图书馆的环境与相关设施均不相同。旧馆及各办公区需限期搬离:由于各学院教师研究室空间不足,图书馆迁出后之空间订于暑假期间整修为教师研究室,开学提供使用。
旧馆与各办公区均需配合整修进度限期搬离。 
新馆装修工程尚在进行:新馆在营造厂商倾全力配合下,于六月间取得使用执照,其后室内装修工程才开始陆续展开,例如:全部楼层地毯铺设、书架组装、冷气试车、内部装修、网络工程等。因多项工程同时进行,搬迁期间全馆之安全管制与清洁维护益显得繁杂。

搬迁计画

成功的迁馆,取决于拟订的搬迁计画是否周延,俗称好的开始是成功的一半,本阶段之作业系分四个步骤来进行,包括:

一、订定搬迁政策:迁政策是整个搬迁计画的基础,本馆的搬迁政策如下列出:

范围:包括淡水校园的总馆、文馆、工馆、商馆、图书馆所属各单位、校史室,及台北校园的城馆。
内容:包括资料、仪器、设备、办公家俱、档案。
时间:期末考(六月廿九日星期六)结束后立即展开作业。
原则:

资料:图书采「不落地」原则,自下架至上架、定位放置,整个过程均委由搬家公司负责。
仪器:
(1) 电脑:由搬家公司负责搬运,本馆同仁护送。
(2) 图书安全系统由 3M 公司负责拆卸,并运送到新馆组装。
(3) 各馆影印机由承包之全录公司负责运送至新馆各楼层复印室。
设备:
除商馆于民国七十五年向玮泰公司购置之书架骨干,由该公司负责拆卸、回厂整修后搬运至新馆与原有栏板组装外,其馀设备由搬家公司搬运并定位放置。
办公家俱由搬家公司搬运并定位放置。
档案由搬家公司搬运,本馆同仁自行定位。

人力:全馆同仁停止休假全力配合,不足之人力由工读生协助。
不移至新馆之设备及电脑分别交由总务处及资讯中心处理。
迁馆期间之服务:

光盘数据库照常经由校园网络开放查寻。
淡水校园之化学馆图书室照常开放,负责还书、受理学生休 退学、教职员离职手续之申请、复印服务、校外馆际互借复印之申请等。
其馀各馆暂停服务。

二、进行迁馆规画:

旧馆馆藏汰旧、图书维护(包括除尘、修补等):因限于人力,仅参考书部份执行。
新馆规画:包括楼层及排架规画、书架及办公家俱仪器设备配置 等作业,均绘制各类配置图,以方便旧设备之搬迁定位、新购设备之交货定位,及验收作业之顺利进行。同时规范新馆书架的标 示方法。

三、拟订搬迁说明:供参与投标的搬家公司参考,包括下列各项:

范围:如前述。
内容:如前述。
资料数量:图书约 50馀万册、期刊合订本约 66,200册、现行期刊 2,524种、报纸合订本约 300册、校史资料约 80箱、非书资料约 75箱(梱)等。
仪器、设备、办公家俱、档案数量。
拟搬迁的五个图书馆之环境与相关配合设施,诸如有无电梯、书库有无夹层、大楼外有无台阶等。
原则:如前述。
搬迁时程:开始搬迁日期(七月十日)及完工日期(八月十日)。
安全管制:包括校园内行驶之车速,需使用合法车辆、雇用合格驾驶员,搬家公司人员出入新、旧馆均需穿着制服。
清洁维护。
其他需配合之项目:例如贴「旧馆图书标示卡」、有义务出席与搬迁有关之协调会议等。

四、选择搬家公司:「他山之石,可以攻错」,为汲取他馆迁馆之经验,自新馆开始动工兴建起,即详研文献并积极探访近几年曾进行搬迁的图书馆,例如中央大学图书馆、中正大学图书馆、国家图书馆、中央研究院文哲所图书馆、故宫博物院图书馆等,使本馆获得下列宝贵的经验:

搬家公司的选择:
首要条件为应有经验,另需考量品质、速度、效率、配合度、人员素质及数量、搬迁工具的齐全度及价格等。
搬迁过程的管理:
为避免搬迁期间有混水摸鱼的情况产生,双方工作人员最好均穿着不同的制服以利识别。
搬迁方式的区分:
各类型、各楼层、各区域之资料,最好有一套易于识别的方法。
价格方面:
以本馆需搬迁之资料量,再参考搬家公司提报之搬迁工具、车辆次、人员数与完成搬迁所需之时间等,可以核算提报之价格是否合理。

*本次能顺利选择合适的搬家公司,特别感谢图书馆界同道提供宝贵之意见。

前置作业

选定搬家公司后,本馆即开始进行第二阶段的搬迁前置作业,包括:

一、图书细排:动员全馆同仁共同完成。

二、新馆书架典藏之规画:确定各类资料存置之楼层及各楼层拟存置之馆藏量。

三、汇总旧馆馆藏:
由于新馆馆藏是五个图书馆的整合,因此需先进行馆藏汇总的工作,本馆选用下列三种方法:

印出馆藏目录,再至书架实际丈量,参考工具书汇总采用本方法。
直接至书架抄录实际存置之情况,一般图书采用本方法。
先打印出馆藏报表,再至书架实际丈量,同时抄录实际存置情况(期刊合订本使用本方法)。

至于直接以本馆自动化系统打印馆藏资料报表之方式,因印出之书目资料不容易看出每一本书之厚薄、亦无法由报表预估成长情况,未单独采行。

四、标示旧馆图书移到新馆之位址:
汇总各馆以不同颜色的卡片抄录之馆藏资料后,考量新馆书架配置情况,在卡片上标示移到新馆的位址。

五、制作书架分隔标示单、打包单:
当某一格书架之图书,移到新馆后欲分成二格以上时,即在该格书架上插分隔标示单。分隔标示单及封箱时贴在纸箱外的打包单之制作,系以标示有新馆位址之卡片,放大影印。

六、贴「旧馆图书标示卡」:由搬家公司至新馆张贴。

七、插分隔标示单:在图书细排后插上。

八、贴打包单:由搬家公司封箱时贴。

九、迁馆公告:将迁馆期间图书馆各项业务服务方式或时间调整之情形向全校师生及各单位公告。

十、本馆光盘伺服及 WWW 伺服暂时迁移至临时存放地点,俾继续提供服务。

进行搬迁

开始搬迁了,本馆以办喜事的心情,在旧馆的门口、第一车运送图书六十六箱(讨六六大顺之意)的每一箱上、运送的小货车、新馆的门口及电梯,均贴上由同仁精心印制有吉祥语的红纸条,来营造并带动搬新家的喜悦,并借以鼓舞双方工作人员之士气。本阶段进行的事项包括下列:

一、决定搬迁之次序:
配合旧馆装修工程进度,排定迁馆之顺序依序如下:商馆*文馆*工馆*总馆*城馆*馆长室、采录组、编目组、推广服务组、参考资讯组、非书资料组等办公区*校史室。

二、确认搬迁项目及资料搬迁流程为下架*装箱*封箱*贴打包单*搬运 *分箱*拆箱*上架。

三、安全管制:
由于搬迁期间新馆尚有其他工程在进行,为使电梯作最有效的利用,部份工程排在夜间进货,因之,在安全管制方面除搬迁说明所载之外,另采行下列措施:

规画各项工程使用动线。
协调各施工单位遵行共订的原则,诸如:馆内不得进食、抽烟,嚼槟榔等。
由学校派警卫廿四小时值勤。

四、任务编组:
根据资料搬迁流程作任务编组,再配合搬运进度安排及调整支援之人力。进行办公家俱、仪器设备定位时,由使用单位安排馆员协助确认。

后续作业

搬运作业完成了,所有资料及办公家俱、仪器设备已定位放置,接着进行第四阶段的迁馆后续作业,包括:

一、验收:
查核定位是否正确,若有错误,由搬家公司更正。

二、读架、整架、调架:
重新进行读架,由于系整合五个图书馆的资料,动员全馆同仁再次细排,并作必要之调架。

三、缮制书架标示:图书定位后,修订标示卡,缮制书架标示。

四、书架标示定位。

五、盘点:确定新馆馆藏。

六、更改电脑档馆藏地:
各书之典藏地已因迁馆异动,需更改电脑档馆藏地。此项作业在馆藏及各楼层配置确定后即可执行。

结语

本次搬迁虽然工程浩大,但比预期的顺利,下列几点经验或可供日后有搬迁需要的同行参考:

一、安全第一:
搬家是件喜事,为顺利进行,平安完成,本馆特在搬迁前营造喜气。此外,在搬迁过程中应特别注意人员及财物的安全,除要求搬家公司为所有人员加保工程意外险外,凡进、出新、旧馆时均需穿着制服。

二、颜色的应用:
旧馆图书标示卡、书架分隔标示单、各楼层之打包单等采用不同的颜色,可方便搬家公司识别,提高搬迁定位效率。

三、标示卡的利用:
一般图书利用图书馆 3 * 5 英吋旧卡片制作标示卡,放大影印成分隔标示单、打包单,再据以更新缮制新馆书架标示。可节省抄写之人力并避免错误。唯张贴标示卡时宜注意胶带之品质,以免撕下后留下胶痕,影响观瞻。

四、明确的标示:
将新馆之书架、阅览桌椅、电脑桌椅、单人卡座、休閒 座、办公家俱、电脑、仪器、设备、网络点、电话、窗帘等配置情况,均绘制配置图,可使旧设备之搬迁定位、新购设备之交货定位,以及验收作业易于执行。

五、清洁维护:
为维护新铺设之地毯之清洁,由搬家公司在各楼层电梯口及搬迁经过的动线铺设保护设施;进入书库则由本馆提供拖鞋供换穿;电梯四周,由搬家公司铺设保护设施。本馆特提供旧馆之地毯供搬家公司铺设动线及电梯口。

六、人力运用:
搬迁的速度与搬家公司人力之安排与运用是否恰当有关,本次「下架、装箱」及「拆箱、上架」由同一组工读生负责,「搬运」及「分箱」工作较粗重由搬运人员负责;致使未分箱则工读生无法拆箱、上架;未能拆箱、上架,则无纸箱下架、装箱,若「分箱」与「拆箱、上架」为同一组人,当可使搬迁作业更为快速。而图书馆依据搬迁流程及进度来安排及调整人力,不只人力作了最有效的运用,同仁也有难得的休假机会。

七、职前训练:
搬家公司负责拆箱、上架之工读生,于上架第一天即由图书馆同仁为其施予排架职前训练,使上架更为正确。

八、全馆总动员:
图书细排动员全馆同仁共同参与,馆长、副馆长亦加入,除借以了解本馆的典藏情况外,亦带动了整个搬馆气氛,使得整个搬迁工程显得更有效率。

九、资料宜打包后再装箱:
本次资料搬迁,在搬家公司一再保证,每一格书架装一箱、空隙会以填充品填满、一定依序装入箱中,可保护图书不致折角及污损之下,同意其采不打包即装箱之方式。装箱对提高搬运速度确实发挥了作用,本次「贺伯」台风来袭,更使资料多了一层保障。唯在进行第四阶段重新读架时,发现有定位虽正确,但已非原先细排之顺序,显见是在装箱填满、拆箱后抽出上架之过程中造成之疏失。因之,以采先打包再装箱的方式最为理想。

十、总指挥权的掌握:
搬家公司负责人事先言明,搬迁期间其工作人员之指挥由该公司负责,图书馆人员不得任意指使差遣;图书馆对搬家公司排定之时程如有意见,直接与搬家公司负责人协商。本项规定,双方互相尊重,使得搬迁过程颇为顺利。

十一、资料搬迁原则正确:
资料自下架至上架并定位放置,全部由搬家公司负责,图书馆只要把前置作业作好,当进行资料搬迁时只需负责督导,使得原本以为繁杂之搬迁作业显得井然有序。

十二、随机应变:
在搬迁过程中,可能会有未能预料到的事发生,此时正是考验应变能力的时候,所谓穷则变,变则通,本次迁馆即在搬家公司宣布放弃利用已架设好之帆布滑道来搬书后,搬家公司之工读生及本馆同仁分别提出利用阅览桌沿内梯及大楼楼梯铺设搬运滑道之构想,解决各馆夹层书库内之图书搬运及大楼无电梯设施各楼间的搬运问题,提昇了搬运的效率且增加安全性,由于这是双方的创意颇有成就感。

十三、未雨绸缪:
迁入新 馆一般在整体考量下,通常会全部采用新办公家俱,但囿于经费,可能会有部份区域需采用旧家俱,因之,在政策未明之前,最好在办公家俱之规画上采新、旧二个方案。以免因政策决定的较迟,影响整个迁馆作业。 迁入新 馆一般在整体考量下,通常会全部采用新办公家俱,但囿于经费,可能会有部份区域需采用旧家俱,因之,在政策未明之前,最好在办公家俱之规画上采新、旧二个方案。以免因政策决定的较迟,影响整个迁馆作业。

十四、沟通与协调:
搬迁期间若有其他工程仍在馆内进行时,图书馆的居中沟通与协调益显得重要,一切均以使用单位能满意为前提,因此只要适时出面各种问题多能圆满解决。

搬家是项繁重的工作,而图书的搬迁更是艰钜,此次本馆同时进行五个图书馆的搬迁工作,且每个馆的环境以及相关设施均不相同,使得迁馆作业益形繁杂,虽然在搬迁过程中各方面均配合良好,但仍有无法预料的事件发生;首先是图书拟采「不落地」的原则未能实现,此原则为中央大学图书馆所极力推荐,即图书由旧馆书架,直接搬至新馆上架,本馆搬迁计画即是朝此原则规画,唯正式搬迁时,因新馆地毯铺设工程尚有部份楼层未完工,书架尚待组装,致「书不落地」的原则终无法实现,唯仍因时制宜,随机应变,使图书搬迁作业仍能按进度进行,弥足堪慰。

其次是在进行文馆搬迁时,因文馆位于六楼且无电梯,搬迁费力,为加速工作,搬家公司由六楼窗口架设帆布滑道,这个由前一天下午六时至隔日凌晨二时始架好的滑道,却在烈阳高照下,上蜡的帆布变软而无法运作,只好宣布放弃,改采利用阅览桌沿楼梯架设搬运滑道,结果,人员反而不必受烈日曝晒,更不怕资料被夏日之西北雨淋溼,真是塞翁失马焉知非福。

还有,碰到强烈台风「贺伯」来袭,而顶楼楼板防水作业尚未执行,雨水经由各类管线浸入各楼层,幸经本校总务长、警卫长、事务组组长、防灾小组成员及馆长等数十位同仁漏夜将待上架的图书搬至书架上,使得灾情得以减至最轻,搬家公司的总指挥萧惠华小姐更冒着十四级的强风赶来协助搬移,其认真负责的态度令本校同仁留下深刻的印象。

其他如新购之办公家俱及电脑设备无法如期购入、组装书架之零件偶而无法同时运达、以及原排定最后搬迁之校史资料临时需提前搬迁,这些均是搬迁过程中未能预料到的事,当然影响了搬迁之进度且延误完成之时间,幸而搬家公司均能全力配合,使得搬迁作业终能圆满达成。

搬迁作业终于圆满达成了,除归功于本馆事先的规画及搬家公司的密切配合外,总务处同仁每日的安全维护及台风夜的救援;搬家公司与本馆同仁的同心协力;尤其是参与搬家公司搬运及上下架的本校同学,他们牺牲暑假协助迁馆,必要时还提供锦囊妙计,不只富有创意,又能吃苦耐劳,可说各个均是「新新好学生」是搬迁工作顺利完成的大功臣。当然了,长官的关心是同仁工作情绪高昂的原动力,本校张前董事长建邦先生非常重视总馆新建工程,时时探访,尤其在炎炎夏日慰劳甜美的水果,让同仁忘却辛苦之馀,更加倍努力回报;还有,校长也常常莅馆勉励同仁的辛劳,给予精神上的鼓励;馆长更是天天坐阵,随时协调解决偶发的问题,亦适时提供冷饮或点心,令同仁感到非常窝心。

迁入新馆了,本馆同仁借由搬迁期间到新馆巡馆之机会,已逐渐了解到未来的工作环境,并将心理调适到最佳状态,以为读者提供更有效率的服务。在新馆即将启用提供服务的前夕,谨将搬迁过程与经验记述于文,除留供迁馆纪念外,亦希望能有助于他馆迁馆之参考。