新館搬遷記--淡江大學圖書館搬館的經驗

林素月

前言

淡江 大學覺生紀念圖書館總館在借居騮先紀念科學館近卅年後，終於有了自己的新家，散居在淡水校園文學館六樓的文學院圖書分館、商管大樓八樓的商管學院圖書分館、驚聲紀念大樓六樓的工學院圖書分館，以及台北校園五樓的城區部分館，在現有空間已呈飽和，又缺乏擴展的餘地，且無法彈性運用的情況下，在圖書館總館新建工程完工後將全部遷入樓高九層，面積七千餘坪，與後棟十一層的教育發展中心為鄰的新館中，堪稱是淡江大學創校以來，人員、業務、設備的一次大整合。

特殊背景

新建總館工程於八十四年二月開始動工，預訂八十五年十月底完工。由於大學圖書館為支援教學與研究不可或缺的單位，因之，遷館作業僅能利用寒、暑假期間進行，為配合完工時間，原訂於八十五學年寒假遷館。自開工以來，天公作美，加上工程進行順利，本校決定將開館日期調整為八十五年九月廿三日開學當天，使得遷館作業需提前於八十五年暑假期間進行。為此本館分「搬遷計畫」、「前置作業」、「進行搬遷」、「後續作業」等四階段實施之遷館計畫亦隨之同步展開。

在遷館計畫規畫過程中，憶及民國七十一年工學院圖書館成立，資料由舊工館遷入之時，搬遷第一天，工讀生興沖沖的來打工，但隔天，受不了沈重的搬運工作，相繼離去，最後在工資調高三倍後才漸漸復工。為免重蹈覆轍，此次搬遷特委由搬家公司負責，雖不需擔心工讀生罷工的問題，但前述之記憶猶新，尤其基於下列因素，使得遷館作業更顯得錯綜複雜與特殊，能否順利完成，對本館而言是一大考驗。

限期開館：搬遷時間提前一學期，務必在暑假完成，開學開館。
新館的館藏是總館、文館、工館、商館、城館等五個圖書館的整合。
擬搬遷的五個圖書館的環境與相關設施均不相同。舊館及各辦公區需限期搬離：由於各學院教師研究室空間不足，圖書館遷出後之空間訂於暑假期間整修為教師研究室，開學提供使用。
舊館與各辦公區均需配合整修進度限期搬離。 
新館裝修工程尚在進行：新館在營造廠商傾全力配合下，於六月間取得使用執照，其後室內裝修工程才開始陸續展開，例如：全部樓層地毯鋪設、書架組裝、冷氣試車、內部裝修、網路工程等。因多項工程同時進行，搬遷期間全館之安全管制與清潔維護益顯得繁雜。

搬遷計畫

成功的遷館，取決於擬訂的搬遷計畫是否周延，俗稱好的開始是成功的一半，本階段之作業係分四個步驟來進行，包括：

一、訂定搬遷政策：遷政策是整個搬遷計畫的基礎，本館的搬遷政策如下列出：

範圍：包括淡水校園的總館、文館、工館、商館、圖書館所屬各單位、校史室，及台北校園的城館。
內容：包括資料、儀器、設備、辦公傢俱、檔案。
時間：期末考(六月廿九日星期六)結束後立即展開作業。
原則：

資料：圖書採「不落地」原則，自下架至上架、定位放置，整個過程均委由搬家公司負責。
儀器：
(1) 電腦：由搬家公司負責搬運，本館同仁護送。
(2) 圖書安全系統由 3M 公司負責拆卸，並運送到新館組裝。
(3) 各館影印機由承包之全錄公司負責運送至新館各樓層複印室。
設備：
除商館於民國七十五年向瑋泰公司購置之書架骨幹，由該公司負責拆卸、回廠整修後搬運至新館與原有欄板組裝外，其餘設備由搬家公司搬運並定位放置。
辦公傢俱由搬家公司搬運並定位放置。
檔案由搬家公司搬運，本館同仁自行定位。

人力：全館同仁停止休假全力配合，不足之人力由工讀生協助。
不移至新館之設備及電腦分別交由總務處及資訊中心處理。
遷館期間之服務：

光碟資料庫照常經由校園網路開放查尋。
淡水校園之化學館圖書室照常開放，負責還書、受理學生休 退學、教職員離職手續之申請、複印服務、校外館際互借複印之申請等。
其餘各館暫停服務。

二、進行遷館規畫：

舊館館藏汰舊、圖書維護(包括除塵、修補等)：因限於人力，僅參考書部份執行。
新館規畫：包括樓層及排架規畫、書架及辦公傢俱儀器設備配置 等作業，均繪製各類配置圖，以方便舊設備之搬遷定位、新購設備之交貨定位，及驗收作業之順利進行。同時規範新館書架的標 示方法。

三、擬訂搬遷說明：供參與投標的搬家公司參考，包括下列各項：

範圍：如前述。
內容：如前述。
資料數量：圖書約 50餘萬冊、期刊合訂本約 66,200冊、現行期刊 2,524種、報紙合訂本約 300冊、校史資料約 80箱、非書資料約 75箱(梱)等。
儀器、設備、辦公傢俱、檔案數量。
擬搬遷的五個圖書館之環境與相關配合設施，諸如有無電梯、書庫有無夾層、大樓外有無台階等。
原則：如前述。
搬遷時程：開始搬遷日期(七月十日)及完工日期(八月十日)。
安全管制：包括校園內行駛之車速，需使用合法車輛、雇用合格駕駛員，搬家公司人員出入新、舊館均需穿著制服。
清潔維護。
其他需配合之項目：例如貼「舊館圖書標示卡」、有義務出席與搬遷有關之協調會議等。

四、選擇搬家公司：「他山之石，可以攻錯」，為汲取他館遷館之經驗，自新館開始動工興建起，即詳研文獻並積極探訪近幾年曾進行搬遷的圖書館，例如中央大學圖書館、中正大學圖書館、國家圖書館、中央研究院文哲所圖書館、故宮博物院圖書館等，使本館獲得下列寶貴的經驗：

搬家公司的選擇：
首要條件為應有經驗，另需考量品質、速度、效率、配合度、人員素質及數量、搬遷工具的齊全度及價格等。
搬遷過程的管理：
為避免搬遷期間有混水摸魚的情況產生，雙方工作人員最好均穿著不同的制服以利識別。
搬遷方式的區分：
各類型、各樓層、各區域之資料，最好有一套易於識別的方法。
價格方面：
以本館需搬遷之資料量，再參考搬家公司提報之搬遷工具、車輛次、人員數與完成搬遷所需之時間等，可以核算提報之價格是否合理。

*本次能順利選擇合適的搬家公司，特別感謝圖書館界同道提供寶貴之意見。

前置作業

選定搬家公司後，本館即開始進行第二階段的搬遷前置作業，包括：

一、圖書細排：動員全館同仁共同完成。

二、新館書架典藏之規畫：確定各類資料存置之樓層及各樓層擬存置之館藏量。

三、彙總舊館館藏：
由於新館館藏是五個圖書館的整合，因此需先進行館藏彙總的工作，本館選用下列三種方法：

印出館藏目錄，再至書架實際丈量，參考工具書彙總採用本方法。
直接至書架抄錄實際存置之情況，一般圖書採用本方法。
先列印出館藏報表，再至書架實際丈量，同時抄錄實際存置情況(期刊合訂本使用本方法)。

至於直接以本館自動化系統列印館藏資料報表之方式，因印出之書目資料不容易看出每一本書之厚薄、亦無法由報表預估成長情況，未單獨採行。

四、標示舊館圖書移到新館之位址：
彙總各館以不同顏色的卡片抄錄之館藏資料後，考量新館書架配置情況，在卡片上標示移到新館的位址。

五、製作書架分隔標示單、打包單：
當某一格書架之圖書，移到新館後欲分成二格以上時，即在該格書架上插分隔標示單。分隔標示單及封箱時貼在紙箱外的打包單之製作，係以標示有新館位址之卡片，放大影印。

六、貼「舊館圖書標示卡」：由搬家公司至新館張貼。

七、插分隔標示單：在圖書細排後插上。

八、貼打包單：由搬家公司封箱時貼。

九、遷館公告：將遷館期間圖書館各項業務服務方式或時間調整之情形向全校師生及各單位公告。

十、本館光碟伺服及 WWW 伺服暫時遷移至臨時存放地點，俾繼續提供服務。

進行搬遷

開始搬遷了，本館以辦喜事的心情，在舊館的門口、第一車運送圖書六十六箱(討六六大順之意)的每一箱上、運送的小貨車、新館的門口及電梯，均貼上由同仁精心印製有吉祥語的紅紙條，來營造並帶動搬新家的喜悅，並藉以鼓舞雙方工作人員之士氣。本階段進行的事項包括下列：

一、決定搬遷之次序：
配合舊館裝修工程進度，排定遷館之順序依序如下：商館*文館*工館*總館*城館*館長室、採錄組、編目組、推廣服務組、參考資訊組、非書資料組等辦公區*校史室。

二、確認搬遷項目及資料搬遷流程為下架*裝箱*封箱*貼打包單*搬運 *分箱*拆箱*上架。

三、安全管制：
由於搬遷期間新館尚有其他工程在進行，為使電梯作最有效的利用，部份工程排在夜間進貨，因之，在安全管制方面除搬遷說明所載之外，另採行下列措施：

規畫各項工程使用動線。
協調各施工單位遵行共訂的原則，諸如：館內不得進食、抽煙，嚼檳榔等。
由學校派警衛廿四小時值勤。

四、任務編組：
根據資料搬遷流程作任務編組，再配合搬運進度安排及調整支援之人力。進行辦公傢俱、儀器設備定位時，由使用單位安排館員協助確認。

後續作業

搬運作業完成了，所有資料及辦公傢俱、儀器設備已定位放置，接著進行第四階段的遷館後續作業，包括：

一、驗收：
查核定位是否正確，若有錯誤，由搬家公司更正。

二、讀架、整架、調架：
重新進行讀架，由於係整合五個圖書館的資料，動員全館同仁再次細排，並作必要之調架。

三、繕製書架標示：圖書定位後，修訂標示卡，繕製書架標示。

四、書架標示定位。

五、盤點：確定新館館藏。

六、更改電腦檔館藏地：
各書之典藏地已因遷館異動，需更改電腦檔館藏地。此項作業在館藏及各樓層配置確定後即可執行。

結語

本次搬遷雖然工程浩大，但比預期的順利，下列幾點經驗或可供日後有搬遷需要的同行參考：

一、安全第一：
搬家是件喜事，為順利進行，平安完成，本館特在搬遷前營造喜氣。此外，在搬遷過程中應特別注意人員及財物的安全，除要求搬家公司為所有人員加保工程意外險外，凡進、出新、舊館時均需穿著制服。

二、顏色的應用：
舊館圖書標示卡、書架分隔標示單、各樓層之打包單等採用不同的顏色，可方便搬家公司識別，提高搬遷定位效率。

三、標示卡的利用：
一般圖書利用圖書館 3 * 5 英吋舊卡片製作標示卡，放大影印成分隔標示單、打包單，再據以更新繕製新館書架標示。可節省抄寫之人力並避免錯誤。唯張貼標示卡時宜注意膠帶之品質，以免撕下後留下膠痕，影響觀瞻。

四、明確的標示：
將新館之書架、閱覽桌椅、電腦桌椅、單人卡座、休閒 座、辦公傢俱、電腦、儀器、設備、網路點、電話、窗帘等配置情況，均繪製配置圖，可使舊設備之搬遷定位、新購設備之交貨定位，以及驗收作業易於執行。

五、清潔維護：
為維護新鋪設之地毯之清潔，由搬家公司在各樓層電梯口及搬遷經過的動線鋪設保護設施；進入書庫則由本館提供拖鞋供換穿；電梯四周，由搬家公司鋪設保護設施。本館特提供舊館之地毯供搬家公司鋪設動線及電梯口。

六、人力運用：
搬遷的速度與搬家公司人力之安排與運用是否恰當有關，本次「下架、裝箱」及「拆箱、上架」由同一組工讀生負責，「搬運」及「分箱」工作較粗重由搬運人員負責；致使未分箱則工讀生無法拆箱、上架；未能拆箱、上架，則無紙箱下架、裝箱，若「分箱」與「拆箱、上架」為同一組人，當可使搬遷作業更為快速。而圖書館依據搬遷流程及進度來安排及調整人力，不只人力作了最有效的運用，同仁也有難得的休假機會。

七、職前訓練：
搬家公司負責拆箱、上架之工讀生，於上架第一天即由圖書館同仁為其施予排架職前訓練，使上架更為正確。

八、全館總動員：
圖書細排動員全館同仁共同參與，館長、副館長亦加入，除藉以瞭解本館的典藏情況外，亦帶動了整個搬館氣氛，使得整個搬遷工程顯得更有效率。

九、資料宜打包後再裝箱：
本次資料搬遷，在搬家公司一再保證，每一格書架裝一箱、空隙會以填充品填滿、一定依序裝入箱中，可保護圖書不致折角及污損之下，同意其採不打包即裝箱之方式。裝箱對提高搬運速度確實發揮了作用，本次「賀伯」颱風來襲，更使資料多了一層保障。唯在進行第四階段重新讀架時，發現有定位雖正確，但已非原先細排之順序，顯見是在裝箱填滿、拆箱後抽出上架之過程中造成之疏失。因之，以採先打包再裝箱的方式最為理想。

十、總指揮權的掌握：
搬家公司負責人事先言明，搬遷期間其工作人員之指揮由該公司負責，圖書館人員不得任意指使差遣；圖書館對搬家公司排定之時程如有意見，直接與搬家公司負責人協商。本項規定，雙方互相尊重，使得搬遷過程頗為順利。

十一、資料搬遷原則正確：
資料自下架至上架並定位放置，全部由搬家公司負責，圖書館只要把前置作業作好，當進行資料搬遷時只需負責督導，使得原本以為繁雜之搬遷作業顯得井然有序。

十二、隨機應變：
在搬遷過程中，可能會有未能預料到的事發生，此時正是考驗應變能力的時候，所謂窮則變，變則通，本次遷館即在搬家公司宣布放棄利用已架設好之帆布滑道來搬書後，搬家公司之工讀生及本館同仁分別提出利用閱覽桌沿內梯及大樓樓梯鋪設搬運滑道之構想，解決各館夾層書庫內之圖書搬運及大樓無電梯設施各樓間的搬運問題，提昇了搬運的效率且增加安全性，由於這是雙方的創意頗有成就感。

十三、未雨綢繆：
遷入新 館一般在整體考量下，通常會全部採用新辦公傢俱，但囿於經費，可能會有部份區域需採用舊傢俱，因之，在政策未明之前，最好在辦公傢俱之規畫上採新、舊二個方案。以免因政策決定的較遲，影響整個遷館作業。 遷入新 館一般在整體考量下，通常會全部採用新辦公傢俱，但囿於經費，可能會有部份區域需採用舊傢俱，因之，在政策未明之前，最好在辦公傢俱之規畫上採新、舊二個方案。以免因政策決定的較遲，影響整個遷館作業。

十四、溝通與協調：
搬遷期間若有其他工程仍在館內進行時，圖書館的居中溝通與協調益顯得重要，一切均以使用單位能滿意為前提，因此只要適時出面各種問題多能圓滿解決。

搬家是項繁重的工作，而圖書的搬遷更是艱鉅，此次本館同時進行五個圖書館的搬遷工作，且每個館的環境以及相關設施均不相同，使得遷館作業益形繁雜，雖然在搬遷過程中各方面均配合良好，但仍有無法預料的事件發生；首先是圖書擬採「不落地」的原則未能實現，此原則為中央大學圖書館所極力推薦，即圖書由舊館書架，直接搬至新館上架，本館搬遷計畫即是朝此原則規畫，唯正式搬遷時，因新館地毯鋪設工程尚有部份樓層未完工，書架尚待組裝，致「書不落地」的原則終無法實現，唯仍因時制宜，隨機應變，使圖書搬遷作業仍能按進度進行，彌足堪慰。

其次是在進行文館搬遷時，因文館位於六樓且無電梯，搬遷費力，為加速工作，搬家公司由六樓窗口架設帆布滑道，這個由前一天下午六時至隔日凌晨二時始架好的滑道，卻在烈陽高照下，上蠟的帆布變軟而無法運作，只好宣布放棄，改採利用閱覽桌沿樓梯架設搬運滑道，結果，人員反而不必受烈日曝晒，更不怕資料被夏日之西北雨淋溼，真是塞翁失馬焉知非福。

還有，碰到強烈颱風「賀伯」來襲，而頂樓樓板防水作業尚未執行，雨水經由各類管線浸入各樓層，幸經本校總務長、警衛長、事務組組長、防災小組成員及館長等數十位同仁漏夜將待上架的圖書搬至書架上，使得災情得以減至最輕，搬家公司的總指揮蕭惠華小姐更冒著十四級的強風趕來協助搬移，其認真負責的態度令本校同仁留下深刻的印象。

其他如新購之辦公傢俱及電腦設備無法如期購入、組裝書架之零件偶而無法同時運達、以及原排定最後搬遷之校史資料臨時需提前搬遷，這些均是搬遷過程中未能預料到的事，當然影響了搬遷之進度且延誤完成之時間，幸而搬家公司均能全力配合，使得搬遷作業終能圓滿達成。

搬遷作業終於圓滿達成了，除歸功於本館事先的規畫及搬家公司的密切配合外，總務處同仁每日的安全維護及颱風夜的救援；搬家公司與本館同仁的同心協力；尤其是參與搬家公司搬運及上下架的本校同學，他們犧牲暑假協助遷館，必要時還提供錦囊妙計，不只富有創意，又能吃苦耐勞，可說各個均是「新新好學生」是搬遷工作順利完成的大功臣。當然了，長官的關心是同仁工作情緒高昂的原動力，本校張前董事長建邦先生非常重視總館新建工程，時時探訪，尤其在炎炎夏日慰勞甜美的水果，讓同仁忘卻辛苦之餘，更加倍努力回報；還有，校長也常常蒞館勉勵同仁的辛勞，給予精神上的鼓勵；館長更是天天坐陣，隨時協調解決偶發的問題，亦適時提供冷飲或點心，令同仁感到非常窩心。

遷入新館了，本館同仁藉由搬遷期間到新館巡館之機會，已逐漸瞭解到未來的工作環境，並將心理調適到最佳狀態，以為讀者提供更有效率的服務。在新館即將啟用提供服務的前夕，謹將搬遷過程與經驗記述於文，除留供遷館紀念外，亦希望能有助於他館遷館之參考。